公司接待标准及流程3篇

公司接待标准及流程3篇公司接待标准及流程　公司来访客人接待流程及标准　公务接待流程及标准　公司公务活动工作中的接待工作，本着不铺张浪费，热情接待，节俭适宜的原则，结合销售部门的下面是小编为大家整理的公司接待标准及流程3篇,供大家参考。

篇一：公司接待标准及流程

　公务接待流程及标准

　 公司公务活动工作中的接待工作，本着不铺张浪费，热情接待，节俭适宜的原则，结合销售部门的实际要求，对规定如下：

　 一、接待流程及标准

　 1、来宾分类

　 按照接待对象、目的及场合，将接待来宾分为以下四类

　 A 类：特别重要或者重大的接待。指的是国家、省市及各级政府部门的重要领导，来宾单位的主要领导，由公司董事长、分部总经理及有关部门负责人陪同接待。

　 B 类：比较重要或者重大的接待。指的是大客户领导、潜在的客户来访和签单可能性较大的客户等，由对应的销售经理、销售部门领导或总经理陪同接待。

　 C 类：普通客户来访接待。指的是一般客户来访、参观考察等，处于双方合作的前期阶段，客户暂时不会做出采购决定，需要后期不断跟踪的客户，由对应的销售经理陪同接待，必要可提出由销售部门领导陪同接待。

　 D 类：一般性接待。指一般性设备、原材料厂家的来访、参观，由相关部门负责人或者指定人员接待即可。

　 2、就餐标准（不含烟、酒水、礼品）

　 日常用餐和陪餐要按照确有必要的原则。用餐标准分为以下三类：

　 A 类：最高 130-150 元/人均；

　B 类：最高 100-130 元/人均；

　 C 类：最高 80-100 元/人均；

　 D 类：来宾自理或按照公司员工餐标准；

　 3、来宾的住宿费用原则上自理，部分和情况特殊者，由相关销售负责人请示销售副总同意后，予以安排。

　 二、接待程序

　 1、计划与准备

　 （1）销售人员在接到公司领导通知或相关客户来访预约时，应了解来宾基本情况，如来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，酌情安排接待标准报领导审批。

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　 落实会客时间及场所。

　 （3）行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好接待用餐的酒店，按照以上规定及标准酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾休息的酒店。（特殊情况下接待标准，吃住行也可以由接待部门直接处理）。

　 （4）如有需要相关接待部门可根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。

　 （5）因特殊会议需要，行政部负责准备安排会议室花卉、水果、烟茶、投影设备、横幅、制作欢迎牌、安排礼仪人员，并安排相关人员摄影摄像等。

　 （6）根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安

　全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。

　 （7）行政部根据情况提前购买车票及机票。

　 2、具体实施标准：

　 ? A 类来宾接待标准

　 陪同人员：董事长、总经理、副总经理、各中心经理

　 （1）迎接：董事长、总经理、副总经理、各中心经理在机场、车站迎接。

　 （2）参观：董事长、总经理、副总经理、各中心经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。

　 （3）座谈：行政人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。根据需要制作领导桌牌、横幅、欢迎牌、调试好投影设备、摄像设备等。

　 （4）用餐标准：行政部根据情况预定酒店。

　 （5）酒店标准：行政部根据情况预定酒店。

　 （6）行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观路线。

　 （7）行政部根据公司领导的要求情况购买礼节性礼品。

　 ? B 类来宾接待标准

　 陪同人员：副总经理、相关部门经理

　 （1）迎接：由相关部门经理或对应的销售负责人到公司驻地门口、车站或机场迎接。

　 （2）参观：副总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍

　公司基本情况以及远景规划。

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　 纸笔、茶水杯、水果、放于会议室。

　 （4）用餐标准：行政部根据情况预定酒店。

　 （5）酒店标准：行政部根据情况预定酒店。

　 （6）行政部根据公司领导的要求情况购买礼节性礼品。

　 ? C 类来宾接待标准

　 陪同人员：相关对口的部门经理及人员

　 （1）迎接：由相关对口的部门经理或对应的销售负责人到公司驻地门口、车站或机场迎接。

　 （2）参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划。

　 （3）座谈：行政人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于会议室。

　 （4）用餐标准：行政部根据情况预定酒店。

　 （5）酒店标准：来宾自理或行政部根据上级情况预定酒店。

　 ? D 类来宾接待标准

　 陪同人员：相关部门负责人

　 （1）参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划。

　 （2）座谈：相关对口的部门经理办公室。

　 （3）用餐标准：公司员工餐。

　3、接待礼仪

　 （1）仪表：面容清洁，衣着得体。

　 （2）举止：稳重端庄，从容大方。

　 （3）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

　 （4）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

　 （5）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

　 （6）上楼梯时：要告诉客人上几楼，让客人先上、先下。

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　 4、注意事项

　 接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

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　 商务接待联络单

　 负责人：

　 申请部门：

　 1、 客户信息：

　 2、 接待事由：

　 3、 接待时间：

　 年

　 月

　 日 至

　 年

　 月

　日共计

　天。

　 4、 公司陪同人员：

　 5、 招待项目：

　 □交通

　□住宿

　 □宴请

　 □ 娱乐

　□旅游

　□送小礼品

　□其他

　6、其他要求：

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篇二：公司接待标准及流程

　一、目的

　为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则 二、范围

　本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。

　三、职责

　集团办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

　公司各部门在接到重要来访预约后，拟定接待方案（见附件 1 模板）及会议议程表（见附件2 模板）报集团办公室，需公司领导出面、集团办公室协调的重要接待，应提前 2 天告知集团办公室。

　备 四、计划与准备

　1、集团办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

　2、集团办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

　3、集团办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，

　酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。

　4、集团办公室根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。

　5、因特殊会议需要，集团办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。

　6、集团办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从集团办公室主任和主接待人员协调安排，统一调度。

　7、集团办公室根据情况提前购买车票及机票。

　准 五、接待标准

　：

　一级接待标准：

　陪同人员：集团总裁、总经理、办公室主任 1、迎接：办公室主任在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3 秒内。介

　绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）

　2、参观：集团总裁、总经理、办公室主任陪同，由集团办公室主任沿途介绍沂南基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。

　3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

　4、用餐标准：集团办公室根据情况安排酒店（详见接待标准）

　。

　 5、下榻宾馆标准：集团办公室根据情况安排酒店（详见接待标准）。

　6、集团办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

　7、集团办公室根据情况购买礼节性礼品。

　：

　二级标准：

　陪同人员：总经理、办公室主任、相关部门经理 1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。

　2、参观：总经理、办公室主任、相关部门经理陪同，由办公室主任沿途介绍市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。

　3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

　4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。

　5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。

　6、办公室根据情况购买礼节性礼品。

　：

　三级标准：

　陪同人员：相关对口的部门经理及人员 1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍沂南基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。

　2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

　3、用餐标准：办公室根据情况预定酒店（详见接待标准）。

　 ：

　六、接待礼仪：

　1、仪表：面容清洁，衣着得体。

　2、举止：稳重端庄，从容大方。

　3、言语：语气温和、礼貌文雅。

　4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

　5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

　6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

　7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

　8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

　9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

　10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

　项 七、注意事项

　接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

　馈 八、信息反馈

　接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。

　十、商务接待中的座次安排（图）

　（一）、关于会议主席台座次的安排 1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

　 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 1号领导左手位置，3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时，1、2 号领导同时居中，2 号领导依然在 1 号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。

　3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在

　主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

　 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

　主席台人数为奇数时

　 主席台人数为偶数时

　（二）、关于宴席座次的安排

　宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1 号客人在主陪的右手，2 号客人在主陪的左手，3 号客人在副主陪的右手，4 号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

　中餐桌

　西餐桌

　（三）、仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

　（四）、关于乘车的座次安排

　小轿车 1 号座位在司机的右后边，2 号座位在司机的正后边，3 号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3 号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1 号座位在临窗的位置。

　 乘车座次安排

　（五）、合影座次安排与主席台安排相同。

　附：会议座位安排 长条桌

　注：A 为上级领导，B 为主方席

　与上级领导座谈

　 注：A 为上级领导，B 为主方领导

　附件 1 1》 ：《接待方案模板》

　XXX 接待方案

　** 公司

　2019 年 年 X月 月 X 日

　2019年 X月 X日，XXX学院 XXX一行 X人到访**公司，为做好相关工作，日程安排如下：

　X X 月 月 X X 日

　一、 一、】

　【接站】

　1、时间：X月 X日（星期X）晚 X:X到站 2、A 驾驶员直接接客人

　B

　领导随车接站（接站领导：XXX ）

　3、接站地点：

　A：临沂机场

　 B: 济南机场 C: 曲阜高铁 D: 枣庄高铁站 4、接站车号：鲁XXX

　司机：XXX

　电话 XXX

　 、 二、】

　【住宿】

　地点：

　A: 一期酒店 B：二期酒店 C: 其他酒店 三、】

　【晚餐】

　A选择：XXX酒店XX厅 B选择：XXX酒店XX厅

　X XX 月 月 X X 日

　一、 一、】

　【早餐】

　1、7:30

　早餐

　就餐地点：XX酒店 2、8:30

　客人大厅集合

　鲁 XX 司机：XXX （电话 XXX ）到酒店接客人 、 二、】

　【交流活动】

　1、9:00

　公司领导迎接客人（电子屏播放“热烈欢迎 XXX单位领导莅临公司参观、指导” ）

　2、9:00—9:50 参观**（基地-集团）

　A路线：**———**——**——会议室。

　预计时间：60分钟 3、10:00—11:00 座谈交流：

　A 播放企业宣传片 +交流 B 直接座谈交流 地点：

　A:集团 9 楼会议室 B:集团 6 楼会议室

　 C: 影视基地会议室

　D:二期酒店会议室 4. 品 准备物品：

　果盘□、茶水杯□、桌牌□、纸笔□、其他 _____等 5 、11:10 送客人到XXX 酒店 接送车辆：

　①鲁XXX

　（电话

　）

　②车队临时安排车辆**** 、 三、】

　【午餐】

　1、时间11:30—13:00

　 2、餐厅：

　A选择：XXX酒店XX厅 B选择：公司酒店/ 餐厅 、 四、】

　【客人返程】

　A：回酒店休息,13：30送客人返回。

　B：13：10送客人返回。

　（备注：去临沂机场提前2 小时出发，去曲阜/ 枣庄高铁站提前3 小时出发；去济南机场提前4 小时出发。）

　：

　接送车辆：

　鲁 XXX

　 （司机：

　 电话 XXX ）

　附件 2 2》 ：《会议日程安排》

　会议日程安排

　一、会议时间：2019年 8 月 14日 14:00 二、会议地点：集团 9 楼会议室 三、会议主持：XX 四、会议组织：XX 五、参会人员：XX、XXX 六、会议议题 1. XX策划推广； 2. 与 XX合作意向交流； 3. XX对 XX建设的建议； 4. XX介绍 XX经验； 5. XX方案策划；

　附件 3 3》 ：《接待标准表》

　表 公司接待标准表

　 接待级别

　内容

　申请流程

　住宿

　用餐

　车辆

　陪同人员

　一级 根据接待目的及客人重要性区分 主管部门经理—集团办公室—总裁 影 视 基地 服 务中心 5人以上：100元/人； 5人以下：150元/人 高级商务车或轿车 董事长、总 裁 或副总裁 主管部门经理—集团办公室—总裁 影 视 基地 服 务中心 人均80元 高级商务车或轿车 总 裁 或副总裁 二级 公司邀请到公司洽谈业务的意向客户 主管部门经理—集团办公室—总经理 影 视 基地 服 务中 心 或写 生 基地 人均60元 普通商务车或轿车 部 门 经理 或 总经理 三级 会议、加班、活动服务人员等 主管部门经理—集团办公室—总经理 影 视 基地 服 务中 心 或写 生 基地 人均40元 普通商务车或轿车

　注：1、以上用餐标准不含酒水，酒水由集团办公室另行安排。

　2、费用控制：由审批权限人根据接待目的进行审批。

　3、以上标准在具体执行过程中，需要提高招待标准时，需报请总裁批准。

篇三：公司接待标准及流程

　（最终稿）

　随着公司的快速发展，对外交往日益频繁，接待工作的重要地位越来越突出，是公司重要的窗口和形象的标志。办公室是公司接待工作的归口管理部门，办公室工作人员将经常参与接待工作，接待人员的举止仪表至关重要，直接影响外界对其整个组织的第一印象。接待礼仪需要斟酌每一个细致过程。

　接待一般分为内宾接待和外宾接待。从工作性质角度，内宾接待主要涉及四个方面内容：

　一是对来视察、检查或指导工作的上级领导和机关工作人员的接待； 二是对前来考察、学习、开展协作的地方政府、企事业单位领导和工作人员的接待； 三是对本单位出面承办或主办的重要会议、重大活动相关出席人员的接待； 四是对来本单位请示汇报工作、参加会议、办理公务人员的接待。

　一、接待工作原则 （一）突出政务，注重实效。要积极挖掘、充分利用接待的政策效应、信息效应、宣传效应、投资效应和感情效应，努力增强政务接待辅政功能。要努力提升接待部门的服务能力和服务水平，通过优质高效的服务提升接待质量，扩大接待效果。

　（二）对口对等，协调配合。要按照礼仪要求，根据来访团队主要领导（或来宾）的级别规格和参观考察内容，按照对口、对等原则由对口单位和分管领导接待。同时，要协调各方、密切配合、各司其职，形成整体

　— 2 — 合力。

　（三）以人为本，热情服务。要准确把握客人需求、性格、爱好等方面的不同特征，搞好人性化、个性化服务，让客人充分感受到接待方的热情和关爱。

　（四）因地制宜，突出特色。把接待工作惯例与突出本地特色结合起来，力求突出本地民族、民俗特色，融入地方传统文化、特色文化于接待活动中。

　（五）遵章守制，廉洁办事。接待工作必须要有章可循，努力做到接待规范化、操作标准化、服务程序化。同时，尽可能轻车简从、简化礼仪，做到大气而不铺张、热情而不奢侈。接待人员要把好廉洁自律关，遵守公司纪律和廉洁规定。

　（六）安全保密，内外有别。要从交通安全、住宿环境、食品卫生、疾病防控、各类突发问题处理等入手，做好接待中的安全保障，确保万无一失。同时，要严格执行保密纪律，做到内外有别，切实保守涉及政治、经济的秘密。

　二、接待基本程序 接待操作程序是接待工作加强规范化、制度化建设的一项重要内容，它要求细化分解接待工作内容的每一个环节，明确承办事项和职责，消除工作中的随意性。

　（一）接待总体工作流程 按照接待工作步骤，可大致分为四个大的环节：接收信息、制定接待方案、实施接待、反馈总结。

　— 3 — 接待工作流程图

　接 待 信 息 了解客人需求 详查主宾简历 向领导预报 餐饮安排 住宿安排 考察安排 预定活动场所 交通保障 车辆安排 制定方案方案送审分管接待领导审批 抄送有关领导知晓 通报相关部门 制作、送达正式方案点位衔接接站准备 食宿准备座谈会、会见准备宴请准备 礼品准备通知新闻单位 着装要求分车名单分房名单其他准备相关准备工作 落实准备工作 方案通过 方案执行 信息统计 信息反馈 填报接待任务情况汇总表

　— 4 — （二）接待方案的拟定与报批 1.做好信息沟通。一方面，准确了解客人情况；另一方面，向有关领导预报情况。

　2.拟定接待方案。包括：客人抵达时间（方式）、考察点位、客人名单、接待领导、行程，座谈会、会见、宴请、住宿、用餐、乘车等安排，点位简介等。

　3.报批接待方案。按照程序审批接待方案。接待方案一经审批，原则上不再改变。

　4.提前做好准备。抓紧做好方案印制、领导通知、部门衔接、点位检查等准备工作。

　— 5 —

　（三）代表团接待工作流程 1.来访代表团接待工作流程

　 弄清费用标准，报销渠道，初步衔接食宿安排 明确重大活动安排原则、协商确定接待日常安排 确定主宾及人数，迎送细节等，衔接车辆安排 拟定接待方案 包括：客人抵离时间、方式，车辆、迎送，住宿、餐饮

　 考察行程、座谈会、宴请、出席领导、着装要求等。接收接待任务信息 沟通衔接有关事项 做好接待准备 根据规模和日程，预定客房、餐饮、座谈等场地，衔接车辆、安排接站。同时预通知有关部门及领导 接待方案报批 接待方案实施 根据抵达时间，前往机场（车站）迎候，介绍接站领导，发放接待方案，前往酒店入住，组织参加各项活动；主要领导出席会见座谈时，原则上通知宣传部门摄影拍照，准备席卡、主客宾双方名单和有关材料。酌情准备好赠送礼品。

　接待费用结算，资料归档

　— 6 —

　2.代表团出访工作流程

　参加协调会，领受任务 与出访城市衔接有关事宜 协商接待方案，报领导批准。细化到迎送、考察、会见、宴请等地点及双方参加人员，食宿、车辆安排等细节。

　按出访人员情况，预定机票、火车票。做好相关出访准备工作 制作接待手册：内容包括详细日程安排、代表团名单、联系方式、房间号、分车情况、拟考察点位的情况介绍、气象服务、酒店情况、着装要求等。

　准备礼品及个人纪念品。准备行李牌，行李牌上要注明酒店房号及联系方式。

　准备行李牌，行李牌上要注明酒店房号及联系方式。

　出访中联络服务工作 （1）通知出访人员集合时间、地点； （2）办理物品托运、换登机牌等手续，同时给对方通报信息； （3）做好领导登机服务； （4）抵达时，及时与对方衔接，注意提取行李； （5）随时做好出访中的有关联络服务工作。出访中联络服务工作 （1）及时联系机场（车站），确定要客通道； （2）做好领导登机服务工作； （3）返回后做好物品整理，及时处理集体礼品及个人纪念品； （4）做好资料收集及有关事项追踪落实。

　— 7 — （四）大型活动（会议）接待工作流程 1.明确任务内容。认真研究其总体方案，研读领导批示件、部门的工作函，与牵头单位衔接，了解来宾信息。

　2.组建接待机构。根据工作需要，可酌情成立相关工作小组，划分工作任务，各工作组要详细您定工作方案和应急预案。

　3.编制接待手册。内容包含会务（活动）组织机构、任务分工、联系方式、日程安排、接机安排、外出考察及车辆安排、住宿餐饮安排、会见宴请安排、会议安排及座次表、会议服务须知、安全注意事项、工作流程、公司简介、会议活动、迎（送）站安排等。

　4.落实重点环节。及时了解各工作组进展情况，依据《手册》进行工作督促和检查。抓重点环节，突出领导会见、宴请等活动和领导交办事项。

　5.整理活动资料。及时归档资料，做好酒店退房，场地退场，接待费用结算，办公剩余物品退还等工作。

　（五）接待本单位或外来办事人员的工作流程

　形式 注意事项 接待信息接收 电话 （1）与来电（函）单位人员确定接待具体时间； （2）电话交谈中，要热情并表示欢迎。如无时间，一定要表示尽快安排；（3）准确了解情况，及时向公司领导汇报，确定接待时间； （4）时间确定后，要进行正式回复； （5）如本人直接来访，要及时向领导汇报。如工作不便，一定要热情并做好解释工作。

　来函 来访 确定参与人员 代表式 一般涉及部分工作，则安排相关领导或代表接待。

　全体式 请示汇报事关全局事项，安排所有领导参加汇报会。

　个别式 工作需要保密，则专题向涉及领导报告并安排个别接待。

　接待活动 座谈 （1）根据来访主题介绍相关情况；（2）对对方工作提出希望和要求。

　资料 提供相关资料，并提醒注意资料使用范围和保密要求 走访 （1）熟悉有关工作点位；（2）熟悉部门机构设置和人员情况

　— 8 — （六）常见接待活动工作流程 1.领导会见工作流程

　确定时间、参加人员，选择会见地点拟定会见方案 时间一般控制在 30 分钟左右，主客双方人数控制在 20 人左右，地点选择一般要正式场合，明确着装要求。会见方案报批 做好会见前准备引导双方会见人员到场 会见进行 会见结束 准备座签，会见资料，按领导要求准备礼品。

　准备领导休息室，预通知有关领导及着装要求。

　摄影报道

　— 9 — 2.交流座谈会工作流程

　 确定时间、参加人员，选择会见地点拟定座谈会方案 时间一般控制在 60-90 分钟左右；客人方面请全员参加，主方领导按照“领导出席活动原则”确定，其他人员根据座谈会内容及对方人员情况确定。地点选择一般要正式场合。明确着装要求。

　方案报批 做好会前准备 引导与会人员入场 座谈会进行 座谈会结束 准备座签，会见资料；酌情准备礼品、背景板。

　准备准备领导休息室，预通知有关领导、参加部门及着装要求。

　摄影报道

　— 10 — 3.领导宴请工作流程

　 确定宴请时间、人员，选择地点 拟定宴请方案 时间一般控制在 90 分钟左右，客方人员一般都要参加，地点选择要考虑民族和生活习惯，明确着装要求。

　确认菜单、酒水，视情况准备礼品和工作餐 准备准备领导休息室，预通知有关领导及着装要求。

　做好宴请前准备 宴请方案报批 引导双方参加宴会人员到场并落座 酌情准备主持词、祝酒词和话筒等 宴会进行 宴会结束，视情况交换礼品 引导领导和客人离开，结算费用 准备好席卡，席桌分布

　— 11 — 4.考察活动组织流程

　5.酒店入住工作流程

　 确定考察点位。要根据客人考察内容、时间确定。

　拟定考察线路，方案报批。要根据客人需求，合理安排考察线路，将方案报批。

　做好考察点位准备：通知相关部门；制作接待手册；落实考察点位陪同领导等。

　考察事项协调：做好考察点位之间衔接工作，掌握情况，处置突发事项。

　提前检查有关准备工作。如鲜花、水果、报纸的摆放及卫生情况等，熟悉酒店布局。

　确定考察点位。要根据客人考察内容、时间确定。

　办理入住手续。提前取得房卡或待客人到达酒店后协助客人办理入住手续。

　引导客人入住。客人到达酒店前 30 分钟，通知酒店人员迎候并做好行李转移。

　相关事宜协调。告知重要客人房号，避免打扰。客人如需用餐，协助订餐。

　— 12 — 二、日常接待注意事项

　1.应立即招呼来访客人 大部分来客对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意。

　2.主动热情问候客人 打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。

　3.陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？ 4.郑重接过对方的名片。

　接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓时，不要随便乱念，必须询问对方。

　5.有客人未预约来访时，不要直接回答上司在或不在。要婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与上司见面。

　6.判断来客的身份与种类，以便决定是否引见，何者优先等等。

　要事先了解上司是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：（1）客户；（2）工作上的伙伴，搭档；（3）家属，亲戚；（4）私人朋友；（5）其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。

　7. 谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意。但不要在没取得上司的同

　— 13 — 意以前就确认你另定的约会时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认约会时间？”但如果是前来无理取闹，胁迫上司的来客，则应断然挡驾。

　8.未经上司同意，不要轻易引见来客。即使是事先有预约的来客光临，也要先通报上司（用电话联系或亲自前去报告），等候指示。倘若没有预约，即使是你认为上司肯定会接见的客人，也不可擅自引见。

　9. 如上司不在或一时联络不上， 应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

　10.让来客等候时要注意照料并表示歉意。如果你手头一时放不下，或上司一时无法接待来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方再适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，使对方不会看到你办公桌上的文件。

　三、接待服务礼仪 （一）电话礼仪 1.打电话 (1)打电话前，应事先有所准备，查明对方号码，理清谈话思路，避免闲话连篇，占用电话和他人时间。

　(2)对方接机后，先确定电话是否正确：“您是****公司（单位）吗？”。如果打错要讲“对不起”。

　— 14 — (3)得到对方确认后，接下来介绍自己：“我是**单位***”，然后说出你要找的人：“***同志（先生、小姐、*长）在吗？”如没有具体的人选：“我想找**处（部门）的负责人”。

　(4)要找的人来接机后，首先问候，再次作自我介绍，然后说明自己的意图。

　(5)如果找的人不在，必要时可请对方转告事由，或请对方转告受话人回电话，并向对方复述自己的单位、姓名和电话号码。

　(6)通话结束后，请说“谢谢您”、“再见”，然后再挂电话。

　(7)有内线电话的应优先使用内线电话；能用座机的，应尽量少用手机，以节省费用。

　2.接电话 (1)电话铃响三声之前拿出听筒，第一句是“您好，***集团（**单位）”，语气亲切、大方。

　(2)若是接转别人电话，则说声“请稍候”；若是被找的人不在，则可以说“如果方便的话，我可以转告”。

　(3)若是接转领导的重要电话，应专心听取对方的谈话，不清楚的地方立即请对方重复，待对方说完后将对方话中的要点再重复一遍，看有无出入，最后，填好电话记录单并及时向领导汇报。

　(4)如对方...

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